Η ενεργητική ακρόαση και οι σημειώσεις είναι το κλειδί για να ξεχωρίσετε στα business meetings.
Η δυναμική της ομάδας μπορεί να καθορίσει την επιτυχία ή την αποτυχία μιας συνάντησης. Έχετε βρεθεί ποτέ σε μια συνάντηση όπου οι άνθρωποι διακόπτουν ο ένας τον άλλο, πετάνε νέες ιδέες ενώ θα πρέπει να ενισχύουν τις ήδη υπάρχουσες και επαναλαμβάνουν τα σημεία κάποιου άλλου απλά και μόνο για να ακουστούν; Αυτά τα προβλήματα επικοινωνίας σπαταλούν χρόνο και ενέργεια σε μία συνάντηση και συνήθως οδηγούν σε περισσότερες συναντήσεις για να διορθωθούν οι παρεξηγήσεις, να επαναληφθούν οι αποφάσεις ή να απαλύνουν τις εντάσεις εντός του γραφείου.
Αλλά υπάρχει κάτι που μπορείτε να κάνετε και που θα βελτιώσει την ποιότητα του χρόνου που περνάτε στις εργασιακές συναντήσεις: Ακούστε. Βελτιώνοντας τον τρόπο που ακούτε και κατανοείτε τους άλλους στις συναντήσεις, μπορείτε να κάνετε αυτό το χρόνο πιο παραγωγικό, μειώνοντας την επανάληψη και τις παρεξηγήσεις.
Αν, όμως, με την ενεργητική ακοή μπορούμε να λύσουμε πολλά προβλήματα, γιατί είναι τόσο δύσκολο να το κάνουμε πράξη; Ένας λόγος είναι ότι ακούμε για να διακόψουμε τους άλλους προβάλοντας τις ιδέες μας ή για να αντικρούσουμε των άλλων. Ακούμε ώστε να μπορούμε να διακόψουμε με την προοπτική μας. Ή ανησυχούμε ότι θα ξεχάσουμε αυτό που θέλουμε να πούμε αν ακούμε για πάρα πολύ ώρα. Επικεντρωνόμαστε στην δική μας επικοινωνία, αντί να ακούμε και να καταλαβαίνουμε τους άλλους.
Μία απλή τεχνική που μπορεί να ενισχύσει την ενεργητική ακοή στις επαγγελματικές συναντήσεις.
Μπορεί ήδη να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, αλλά αν δεν τις χρησιμοποιείτε σωστά για να καταλάβετε τους άλλους και να σχεδιάσετε την απάντησή σας, μπορείτε ακόμα να πέσετε στην ίδια παγίδα του να μιλάτε πριν σκεφτείτε. Οι σημειώσεις, σας επιτρέπουν να σκεφτείτε, να επεξεργάζεστε τις πληροφορίες, να κάνετε τις συνδέσεις μεταξύ των σημείων της συζήτησης και να κάνετε αποτελεσματικά ερωτήματα αντί να ξεφουρνίζετε το πρώτο πράγμα που σας έρχεται στο μυαλό.
Ποιος είναι ο τρόπος που λειτουργεί:
• Ρυθμίστε τη σελίδα σας ώστε να έχει ένα ευρύ περιθώριο και κρατήσετε σημειώσεις όταν κάποιος άλλος μιλάει. Στο κύριο σώμα των σημειώσεών σας, κρατήστε μόνο ό,τι λέει το άλλο πρόσωπο. Δεν χρειάζεται να είναι ακριβώς τα λόγια τους, απλά σημειώστε τα βασικά σημεία. Μπορείτε να αναφερθείτε με ακρίβεια στα λεγόμενα των ατόμων αργότερα.
• Στο περιθώριο, γράψτε τις ιδέες, τις κρίσεις, τις αντικρούσεις και τις ερωτήσεις για καθένα από τα σημεία που έχετε γράψει. Με την επισήμανσή τους στο περιθώριο, διαχωρίζετε τις δικές σας σκέψεις από ό,τι λένε οι άλλοι. Σας επιτρέπει να αναιρέσετε (κυριολεκτικά) τη φωνή σας και να δώσετε χώρο για να ακουστούν οι άλλοι. Για παράδειγμα, όταν ο προϊστάμενός σας, σάς περιγράφει με ενθουσιασμό κάθε ιδέα του για την κυκλοφορία του προϊόντος, μπορεί να σημειώστε στο περιθώριο, «Να ρωτήσω σχετικά με τον προϋπολογισμό» ή «Να θυμηθώ το υπόμνημα του CEO».
• Όταν μιλάτε, χρησιμοποιείστε στοιχεία από τις σημειώσεις σας που δεν έχουν ήδη αναφερθεί και είναι υψηλής προτεραιότητας και διαγράψτε τις καθώς συνεχίζετε. Αν δεν είστε σε θέση να αναφερθείτε σε κάποια θέματα κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης και τα στοιχεία είναι σημαντικά για εσάς, σημειώστε τα ώστε να αναφερθούν στη συνέχεια.
Πηγή: Harvard Business Review
